Creación de cargas automáticas desde stock mínimo

Descripción general

A continuación, se pone un diagrama de los procesos que habitualmente se necesitan para la carga de máquinas y el control de las cajetillas cargadas y vendidas en la máquina.

Diagrama genérico

 

¿Cómo gestionar y controlar éste proceso en SaTac?

SaTac permite realizar el proceso que se ha descrito anteriormente, automatizando los procesos más laboriosos y controlando los posibles descuadres entre las cajetillas cargadas y las vendidas, así como las recaudaciones que se vayan realizando.

Para que SaTac pueda tomar ciertas decisiones, es necesario que primero definamos una serie de datos que se usarán en la automatización de ciertos procesos. A continuación vamos a detallar los pasos a seguir:

1º Especificar las marcas que se venderán en la máquina. Se deberán rellenar las columnas de: carriles, pulsadores, Capacidad Máxima, Stock Mínimo y Stock Real (cajetillas que inicialmente se cargan en la máquina)

A medida que se vayan haciendo liquidaciones, el stock real se irá ajustando



 

2º Configurar las cargas automáticas a partir del stock mínimo. Entrando en la opción del menú: Utilidades, Configuración general; activaremos la pestaña "Cargas automáticas" y marcaremos según la imagen.

 

3º Configurar comportamiento de cargas y balances. Entrando en la opción del menú: Utilidades, Configuración general; activaremos la pestaña "General", y activaremos las casillas que en la imagen aparecen dentro del recuadro.

Por defecto, SaTac no incluye en el balance la carga que se realiza el mismo día que dicho balance. Para forzarle a que sí la tenga en cuenta, hay que activar la casilla "En balance de máquinas, tener en cuenta la carga del día del balance".


 

4º Especificar los días de carga de las máquinas. En cada máquinas debemos especificar los días que se debe visitar para realizar la carga y recaudar. Deberá activar los días pulsando en los botones que representan los días de la semana (ver imagen).

 

¿Y ahora qué?

Bien, una vez que tenemos SaTac configurado (y creados los clientes, máquinas, repartidores, etc), podemos iniciar el proceso creando los albaranes de reposición diaria.

Hay que aclarar, que éste proceso se hará una única vez, ya que en lo sucesivo, será SaTac quien se encargue de ir creando los albaranes de reposición diaria cada vez que se haga un balance de liquidación de la máquina. Si tenemos que crear cargas extra en días no planificados, también usaremos ésta opción.


Albaranes de reposición diaria

Para crear un albarán de reposición diaria, deberemos ir a la opción del menú "Gestión; Albaranes reposición diaria; Altas/Modificación". Se abrirá la pantalla siguiente:

Cargas de máquinas

Pulsaremos el botón "Nuevo" y la pantalla pasa a modo "Alta". Escribiremos el código de máquina a la que queremos crearle el albarán y el sistema nos rellenará la fecha de carga, el cliente, repartidor y la lista de marcas que se le asignaron. Rellenaremos la columna "Cantidad" y SaTac trasladará esta cifra a la columna "Cantidad Original", que servirá más adelante para saber la cantidad llevada por el repartidor y la cargada realmente en la máquina.

Si ya tenemos una carga creada y queremos consultarla / modificarla, podemos poner el código de carga en su casilla o pulsar el botón "de tres puntos", que hay a la derecha de la carga, para que se abra un diálogo de búsqueda de cargas.

Una vez guardada la carga, se puede imprimir pulsando el icono de la impresora situado en la barra de botones.

Puede crear todas las cargas y luego imprimirlas todas juntas desde la opción del menú "Gestión; Albaranes reposición diaria; Altas automáticas / imprimir"


Carga de repartidores

Cada vez que se crea un albarán de reposición diaria se crea una carga de repartidor (por día y repartidor). En esta carga, se van acumulando las cantidades puestas en los albaranes de reposición diaria. Esta información se puede usar para determinar la cantidad de cajetillas que tiene que llevar el repartidor en la ruta de ese día.

También se puede usar para ver la cantidad de cajetillas que tiene que devolver (una vez que se ajusten los partes de cargas realizadas).

Configuración 1


Ajustar cargas (según partes repartidores)

Cuando el repartidor vuelve de su ruta, traerá anotado en el parte de carga las diferencias respecto a las cantidades que tenía que cargar. Es posible que haya cargado menos cantidad de la prevista. También traerá la recaudación de la máquina y la cantidad de cajetillas que han quedado en la máquina (una vez realizada la carga).

Con esta información, accederemos a la opción del menú "Gestión; Ajustar cargas (según partes repartidores)" y se nos abrirá la pantalla de la imagen:

Configuración 1

Pondremos el número de carga en la casilla del recuadro (buscaremos el Nº en la hoja de carga), y SaTac nos mostrará la carga que habíamos creado anteriormente, ver imagen:

Configuración 1

Ajustaremos las cantidades cargadas realmente por el repartidor (si es que ha habido algún cambio) y la recaudación que ha traído. Una vez realizados todos los ajustes, pulsaremos el botón "Guardar" de la barra de botones.

Una vez guardados los cambios, SaTac lanzará automáticamente el proceso de liquidación de la máquina, donde deberemos anotar la cantidad de cajetillas que "Queda" en la máquina. Si las cargas y recaudación se han realizado correctamente, el recuadro del "Cuadre" debería ser cero. Si el "Cuadre" no es cero, puede ser que no se hayan anotado el "Queda" de todas las marcas, que la recaudación esté mal, que se haya equivocado el repartidor al contar, etc.

  • La columna "Ajuste" se puede usar para ajustar cajetillas en positivo o negativo (sumarán o restarán del cuadre).
  • La columna de "Stock. Ant", se corresponde al "Stock real" que había antes de la liquidación.
  • La columna "Acumul.", es la suma de todas las cargas realizadas desde la última liquidación
  • La columna "Ventas", es el resultado de la fórmula: (Stock Ant + Acumul + Ajuste) - Queda
Configuración 1

Una vez guardada la liquidación, el sistema pasará las cantidades puestas en la columna "Queda" como "Stock Real" de la máquina.

También se creará un nuevo albarán de reposición diaria para la próxima fecha de carga (según se haya configurado en la máquina). Las cantidades del albarán se calcularán siguiendo el siguiente criterio:

Siempre se cargará la venta realizada en la última liquidación (como norma general).
Si con la venta + la cantidad que ha quedado no cubriese el mínimo, se cargaría la cantidad necesaria para que cubriese el mínimo.


Albarán de reposición diaria creado automáticamente al hacer el balance de liquidación

A continuación se muestra el albarán de reposición diaria que se ha creado al hacer el balance.

La máquina tiene fijado como día de carga los miércoles, como el balance se ha realizado el día 1, el albarán se crea con fecha del día 8. Si nos fijamos en la marca "LUCKY STRIKE", veremos que la carga se ha realizado por 10 unidades.

Configuración 1

 

Como podemos ver, si hacemos una configuración adecuada SaTac trabajará por nosotros, evitando errores en los albaranes de reposición y permitiendo llevar un control exhaustivo de los descuadres que se puedan producir.

 

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